イメージ画像

メールのマナー

あなたは自信をもってメールのマナーを守っていると言えますか?

アウトルックの初期設定のまま、なんとなく使っていませんか?
いきなり本文を書き始めていませんか?
相手に自分の名前が表示されていますか?

まず基本のマナーさえ守っていれば、それは結果的に戦略メール、メールマーケティングの成功にも繋がるのです。

 あなたは一日にどのくらいメールを受信しますか?
 最近は数十通、多い人では100通を超える人もいるでしょう。

 では、その中で必ず開封するメールって?
 読み始めるとなんとなく最後まで読んでしまうメールって?

 ありますよね。そういうメール。
 どうやればそういうメールを書くことができるのでしょうか。
 簡単です。
 基本マナーを守ることがまず必須条件です。

●書き出しはまず相手の名前

 書き出しはどのように書いていますか?
 まず何を書けばいいでしょうか。

 難しく考えなくてもいいですよ。
 手紙と同じですね。

●そう「相手の名前」です。

 一行目にはまず相手の名前を書きます。

 「菅野労務FP事務所 菅野様」

 こんな感じです。

 会社名のあとに個人名が続く場合は、「御中」はいりません。
 これ書いている人、結構見かけます。
 注意しましょう。

 株式会社も、最初は(株)と書かずに、しっかり書いてください。

 相手のフルネームが分かる場合はフルネームのほうがいいと思います。
 ただ、それも初めだけのほうがいいでしょうね。

 毎度、毎度「菅野哲正さんは……」
「菅野哲正さんならすぐにでも……」
 なんて何かの売り込みにしか見えません。

 菅野さんは……のほうが自然だと思います。

●挨拶文は最低限の礼儀

 続いて、挨拶文です。

 一般的な挨拶として「お世話になっております」はよく使われる表現です。

 そのほか、

 「先日はありがとうございました」
 「昨日はご来店ありがとうございました」
 「ご無沙汰しております」

 なども使えますね。
 この一言はあるとないでは大きな違いですので、面倒がらずに必ず書いてください。

 よく使う表現は「辞書登録」しておくと楽かもしれません。

●しっかりと自分を名乗りましょう

 その次は自分の名前です。
 これもいきなり名前だけでなく、どこの誰と丁寧に書くようにしましょう。

 そうすれば相手の印象もより強くなります。

 それに、しっかり名乗ってさえいればすんなり本文に入っていってもらえるものです。

 誰が書いたか分からない文章なんてすぐゴミ箱行きです。

 自分を覚えてもらうこと、これが大切です。
 そうすれば、「ああ、この人からメールか。読もうかな」となるわけです。

 自分のファンになってもらえば、ひとまず読んでもらえる。
 これが大事です。

 あなたもそういう経験ないですか?
 メールボックスを見て、「あっ、この人のメールなら読もう」。

本文はまずわかりやすくを大切に

 ビジネスでのメールであれば、とにかく分かりやすく伝えることが大事です。

 最近の話題や、売れ筋の商品の話、天気の話や売上げの話……
 こんなことをダラダラ書いていて、結局何を言いたいのかわからない。

 実際に本文に言いたいことが書かれてあったとしても相手には伝わりません。

 まず、結論から書くようにしましょう。
 こんな感じです。


お問合せいただきました、エンジンの不具合についてご報告いたします。

片方からしか音が出ないとのことで、たいへんご迷惑をお掛けしております。
初期不良と思われますので、早速本日新しい部品を発注いたしました。
なお……


 車の修理を依頼しているのであればすぐに目がとまりますし、用件もすぐにわかります。

 また、価格のお問合せであれば箇条書きもいいと思います。


【印刷料金】1260円
【用紙代】350円
【版下代】850円
【枚数】200枚
【用紙の種類】あさぎ


 分かりやすいですよね。

 まず、結論を書いてそれから詳細を書いていく。
 そうすれば読む側もストレスが溜まりません。

●改行は何文字?

 意外と統一されていないのが、改行のタイミングです。
 読みやすくするテクニックとして改行は欠かせません。
 何文字くらいで改行するのがいいのでしょう。

 よく言われるのが35文字程度。

 メールで読みやすい文字数は20~25文字とも言われます。
 この文字数だと目を左右に動かさなくても読むことができます。

 35文字くらいあると、目を動かさないと読み進めていくことはできません。
 長ければ長いで目を動かすのも苦ではないのでしょうが、35文字くらいだと中途半端なのですね。

 目は動かしたくないけど、少しだけ動かさないと読めない。
 だから、20文字程度で改行するのがいいという意見もあります。

--------------------------------------
私はミドリガメを虫かごで飼っています。
--------------------------------------
↑これ19文字です。
このくらいだとパッと読むことができると思います。

 目を動かさなくてもなんとなく読めますよね?
 この微妙な文字数が意外と大事です。

 大体、20~25文字を目安にしてあとは意味が区切れるところで改行すればいいと思います。
 読みながらおかしくないところで、改行をいれるようにしましょう。

 そして、2~3行書いたら1行か2行空けるといいでしょう。

 ずっと、続けて書くと読む側も疲れます。
 適度な改行と適度な行間です。

●結びの挨拶もしっかりと

 文頭の挨拶と同じように一言書いて終えるようにしましょう。

 「よろしくお願いいたします」
 「ご検討の程お願いいたします」
 「またのご来店お待ちしております」

 こんな言葉が入ると自然に締めくくれると思います。
 気持ちよく読み終えられるように結びの挨拶も欠かさないようにしましょう。

●署名は会社のアピールの場

 署名って何のことだかわかりますか?

 メールの最後に自動的に挿入される情報のことです。

――――――――――――――――――――
発行:菅野労務FP事務所
担当:菅野哲正(経営コンサルタント)
Site:http://www.e-consul.info/
Mail:off@e-consul.info
――――――――――――――――――――

 こんなやつです。

 ここからホームページにきてもらったり、お問合せをいただいたりするかもしれません。

 名刺よりも探しやすいですし、最新の情報ということになりますので間違えることもありません。

 「そういえば、あの人に聞いてみよう」
 なんていうときに、署名がいつも入っていればすぐ見つけてもらえるでしょう。

 ちょっとした、商品の紹介を入れてもいいかもしれませんね。

●相手に名前が表示されているか

 相手のメールボックスに届いたときに送信者がなんて表示されているか考えたことがありますか?

 まさか「HiroshiSaito」なんて表示にしてないですよね?
 これは相手がメールを読んでくれるかどうかに大きく影響しますよ。

 アウトルックを使っている人なら、ツール-アカウントから入ってプロパティのユーザー情報の名前のところです。

 この「名前」に書いたものが相手に表示されます。
 ですから、ローマ字でかっこよくなんてダメですよ。

 しっかり漢字で相手にわかるように書いてください。

 私は「菅野労務FP事務所 菅野哲正」としています。

 わかりやすい名前をつけて、「自分」を認識してもらえるようにしましょう。

●ToとCcとBccは使い分けていますか

 Toは宛先。
 一番メインの人はここに入れましょう。

 一対一のメールなら、通常はこれを使います。

 では、Cc(カーボンコピー)はどう使うのでしょうか。
 メインに送る人以外に副次的に見てもらいたい、確認程度に見てもらいたい人がいる場合はここに書きましょう。

 ここで、注意!
 ToやCcに「,」で区切って複数のアドレスを入れると、送った人にそのアドレスが全て見られていまいます。

 例えば、友達10人にToやCcを使って一回で送ったとします。そうすると、10人は10人のアドレスを全て知ってしまうのです。
 お互いが元から知っていれば問題ないですが、
「なんで私のアドレスを公開するのよー」となってしまっては大きな問題です。

 そこで、登場するのがBcc(ブラインドカーボンコピー)です。
 ここに入れたアドレスはToやCcの人に公開されません。

 Toにはメインの送り先を入れて、そのメールを内緒で誰かに報告するときに使うといいと思います。

●引用の仕方

 メールの返信に使えるのが「引用」です。

 主に「>」をつけることが多いです。
 ダメな例として多いのが「全文引用」です。

 しかもまったく引用が意味をなさないもの。
 結構ありますよ。

 本文には引用を一つも使わないのに、終わった後にダーと引用文が続いているメール。

 自分が書いたメールなんてわざわざみせなくてもいいよって感じですよね。

 ではどのようにして使うか。

 そう、会話っぽくすればいいのです。

 こんな感じです。↓

>この間、いったイタリアンレストランすごくおいしかったです。
>またいきましょうね
そうですね。次は、ピザも頼みましょう。楽しみにしています。

 こうすれば、会話っぽく話しの流れも分かります。
 それと、質問が複数に渡った時はより便利ですね。

 引用をうまくつかうと、会話もスムーズになると思います。
 実践してみましょう。

●機種依存文字を使ってはダメ

 機種依存文字とは、見る環境によって文字化けしてしまう文字のことです。
 WindowsとMacでは片方で読めたものが片方では文字化けしてしまうといったことが起きます。

 メールは相手がどんな環境か分かりませんのでそういった文字は使うのは避けましょう。

 あとは、半角カタカナもダメですよ。
 気をつけてくださいね。

●HTMLメールは注意

 メールを送るときはテキスト形式にしましょう。
 なぜか?

 HTMLメールはメールソフトによって読めないものもあります。

 何より、ウィルスの心配があります。
 HTMLメールというのはHTMLファイルを添付しているわけですから、表示した瞬間に添付ファイルを開封したことになるのです。

 ウィルスメールが飛び交っているこの時代に安易に添付ファイルを開けたくはありません。

 HTMLを見ただけで、感染なんてよくある話です。

 ですから、HTMLメールを送ってくる人はそういったことが全くわかっていないのです。
 無駄にサイズも大きく、ウィルスについても無知、メール初心者だと言っているようなものです。

 メールはテキスト形式にしましょう。

●そのタイトル目にとまる?

 では最後にタイトルです。
 タイトルがなぜ最後か。

 それほど重要だからです。
 しっかり、覚えていってくださいね。

 私はタイトルにとても気を使います。
 相手がそれを見て、読んでくれるかがかかっているからです。

 「あちゃー」
 そんな声が聞こえてきそうです。

 タイトルで勝負は決まるといっても過言ではありません。

 用件が一目で分かって、必ず開封してもらえそうなタイトルをつけなければなりません。

 最近はスパムメールが多いですから、
「当選しました」
「お得な情報です」
「こんにちは」
「重要なお知らせです」← 全然重要じゃない

 こんなのは逆にゴミ箱行きです。

 タイトルで用件がわかるようにしなくてはなりません。
 「●月●日店長会議の件」
 「ATH-AD2000の修理の件」

 のように具体的に入れましょう。
 そうすれば格段に開封率が高まるでしょう。

mixiチェック このエントリーを含むはてなブックマーク Buzzurlにブックマーク Yahoo!ブックマークに登録

関連記事 (カテゴリー:実務のお役立ち)

ただいまの特別オファー!


このページの先頭へ